建设政策 & 程序

政策

这是学校的政策 & 建造业以最经济的成本为大学争取服务, 按照州和大学的指导方针.   

一般

五年校园总体规划是建设部门流程建立的基础. 项目低于2美元,000,经德克萨斯南方大学董事会批准，可由建筑服务部门建造. 大于2美元的项目,000,根据成本因素和项目对国家的财政影响，000美元必须得到托国立校董会的批准和德克萨斯高等教育的批准.

设施科致力确保设施及建筑工程署获得执行基本工作职能所需的服务. 这些程序的目的是建立各部门的采购指导方针，不违反或抵触《比较靠谱的赌博大平台》规定的规则和条例, 第61节.州法律和大学政策.  因此, 本协议中包含的政策和程序已被采纳并公布，以与德克萨斯南方大学采购办公室制定的政策和程序保持一致.

目的

设施和建筑服务的目的是处理优先的主要基本建设改善项目, and deferred maintenance projects are derived from the Master Plan as submitted to 校董会 and the with concurrent or subsequent submittals to the Texas Higher EducationCoordinating Board based upon supporting documentation provided; determine appropriate fund sources; ensure such encumbrance requests are within budgetary constraints; obtain necessary management approvals; process online requisitions; and notify departments of authorized purchase order(s) and related status. [注:一般而言, 建筑/装修相关的要求由建筑设施专员协调.]

采购权限汇总

采购部, 在首席财政办公室的指导下, 是否有全权向大学要求购买耗材, 设备, 和服务.  对于未按照大学政策和程序并经指定的大学采购人员批准而承担的义务，大学将不承担支付责任.“请注意，德克萨斯南方大学校董会的政策是，在没有事先获得正确执行的采购订单的情况下，任何员工都无权要求学校支付商品或服务. 虽然这一政策在过去可能被松散地应用, 请了解，任何人在未事先获得正确执行的采购订单的情况下，试图向大学要求支付此类款项，将受到纪律处分. 获得这些商品或服务的个人将单独和完全负责支付所产生的任何债务(参见德克萨斯南方大学教职员工采购手册第4页)。. 不遵守既定政策和程序的员工可能会受到逐步的纪律处分.

采购周期 

采购周期在德克萨斯州政府法规2155和2156中公布. 该过程是一种有条不紊的方法，包括以下内容:

• 项目分析和需求评估
• 采购方式选择
• 招标公告
• 征求建议书
• 资格申请
• 项目规范和设计的制定
• 项目文件开发
• 广告
• 接收投标和建议书
• 开标、制表和评审
• 授予合同/采购订单
•  下订单 

征用的准备 

 在准备申请单时，部门应该相应地开始这个过程.

•  如果购买货物的负担请求达到$5,000.00 or less, no bid is required; for amounts of $5,000.01 to $25,000.00, three quotes or a spot purchase form should be attached; and $25,000.01个或更多应通过采购办公室提交正式投标.
• 如果购买服务(专业人员或顾问)的负担请求金额为1万美元.00 or less no bid is required; $10,000.01 to $25,000.00 three quotes or a spot purchase form should be attached; and $25,000.01个或更多应通过采购办公室提交正式投标.
• 供应商信息应提交(i ..e. 供应商名称，地址，联邦税号，联系人，电话和传真号码).

这些义务可能需要签订正式合同，并将与设施和建筑事务司合同行政办公室协调确定.

• 一旦申请完成, 申请人应签署并提交部门主管签署批准, 连同证明文件一起提交给采购服务部作进一步处理.

处理申请的程序

在处理提交采购订单的申请时, 应遵循下列步骤:

1. 填妥的申请单应转交给指定的项目经理签字.
2. 资金可用性和预算信息将被确定, 验证, 并相应地添加到申请单中.
3. 一旦收到申请单，将在申请单上盖章，以表明收到的日期和时间.
4. 然后将申请单记录在《比较靠谱的赌博大平台》(施工)和/或《网投比较靠谱的大平台》(B & AS)，并分配了一个号码.
5. 请求将提交给设施和建筑事务执行主任, 注:在进一步处理申请之前，可能必须获得所有或某些不同级别的管理批准.
6. 一旦申请得到管理层的批准, 在线申请将被输入Banner财务系统.
7. 系统将生成一个申请编号并提交完成.
8. 网上审批后的申请, 授权采购订单在一至两个工作日内发出. 提交采购办公室处理的纸质申请单, 在大多数情况下, 是否在收到申请后的3 - 5天内发出授权采购订单. [注:应该注意的是，偶尔, 设施及建筑事务司无法控制的限制可能导致采购订单在1至2周或更长时间内无法完成.]

请注意:收到的无必要证明文件和不完整信息的产权负担请求，可退回请求方进行修订和/或补充信息.

过程概述

向建设融资部门和商务和行政服务办公室提交的申请单和债权负担请求必须附有一份解释性备忘录(或其他传输文件)，说明与该请求有关的所有相关信息[i].e. reason/justification for the request; project name and/or description of work to be performed; cost of request; type of documentation provided; special circumstances (e.g. low bid not selected; invoice prior to approved purchase order; sole source provider; 等.).

将通过设施记录和跟踪请求 & 施工文件跟踪日志和/或采购订单跟踪日志, 以及当前状态(包括供应商名称和ID#), 请求描述, 资金来源, 收货日期, 采购订单批准日期, 采购订单号, 采购订单金额, 检查数量, 采购订单余额, 追踪号码, 等.).  

每周将提供一份日志副本给所有直接下属及其助理审阅. 信息在发生已知变化时进行更新，并在分发给各部门之前进行核实. 如果提供的信息不正确, 如有任何不准确之处，请与建筑工程部联系. 尽管在我们司内已核准了请求, 可能还需要其他管理层的批准, 这可能会延长产权负担的完成时间.

如果请求是紧急性质的, 在申请单上醒目注明，并及时提交. 紧急采购是由德州政府法规和德州建筑规定的 & 采购委员会将其定义为“购买急需的商品或服务，除非立即获得，否则机构将遭受财务或业务损失”。. 紧急采购应该是罕见的，并且是基于完全不可预见的情况, 而不是疏忽或缺乏计划. 和其他请求一样, 请填写申请表并附上一份完整的紧急情况证明信. 这封信应该:1)说明紧急购买的原因, and explain what the emergency is and/or what caused the emergency situation; 2) state the financial or operational damage that will occur if needs are not satisfied immediately; and 3) state why needs were not or could not be anticipated so as to preclude following regular purchasing procedures. 

未经授权的采购订单应附有采购例外授权表，可能需要更长的时间来处理. 自本程序生效之日起, 所有采购例外表格必须由临时总裁批准.

有关本政策和程序的信息

如果您对本政策和相关程序有疑问或需要其他信息, 你可联络设施及建筑工程部. 本资料描述了设施及建筑事务司的采购活动，并立即生效.